1. Ottimizzate il Powerpoint

Controllate la vostra presentazione: se gira bene sul vostro portatile, non è detto che funzioni altrettanto bene su altri pc. Risoluzione dello schermo, caratteri e files modificati vanno sempre copiati sul pc che utilizzate in sala congressi.

2. Controllate il videoproiettore

Nonostante il plug & play, le funzioni di auto configurazione e di riconoscimento automatico presenti fra i moderni pc e videoproiettori, una volta su due si verificano problemi di collegamento e proiezione.
Spesso si tratta di semplici procedure di collegamento e di tarare correttamente l’immagine, ma pensare di farlo quando tutto il pubblico è già seduto in sala e sotto gli occhi del direttore generale non è lo scenario migliore!
Per questo è preferibile fare qualche prova a sala vuota, con la possibilità di chiedere l’intervento di un tecnico esperto e risolvere ogni problema possa eventualmente emergere.

3. Il clima giusto in sala

Una sala troppo fredda o troppo calda sono elementi decisamente negativi. Il disagio crea disattenzione, l’aria viziata fa perdere la concentrazione e trasforma anche il tema più avvincente in una monotona presentazione.
Per questo verificate prima che la sala sia ben ventilata ed accertatevi di poter controllare la temperatura con un comando o richiedendo il tempestivo intervento dell’assistenza.

4. L’ergonomia è importante

I partecipanti devono prendere appunti? L’attenzione dovrà essere catalizzata dallo schermo o piuttosto sarà importante il confronto fra tutti i presenti? In base alla risposta che darete a queste domande, deciderete il corretto allestimento per la vostra sala meeting.

Tipologia dell’evento      Tipologia di allestimento
Corso, Aggiornamento      Banchi di scuola
Confronto, Brain storming, Formazione     Ferro di Cavallo
Presentazione, Lancio prodotto, Sfilata      Platea
Gruppi di lavoro     Tavoli rotondi

5. Al Ristorante

Scegliete un menù leggero, ma ricco di vitamine e pietanze facilmente digeribili ma energizzanti. Verdure, frutta fresca e pesce sono le pietanze più equilibrate. La formula ideale è quella del buffet, sia perché è più veloce (un buffet anche se ricco dura circa la metà di una normale colazione di lavoro servita al tavolo), sia perché contribuisce a instaurare un clima dinamico e di “scambio” fra tutti i partecipanti, condizione essenziale per creare spirito di gruppo e favorire lo scambio di idee e punti di vista anche fuori dalla sala meeting.

6. Coffee Break

E’ dimostrato che l’attenzione tende a calare bruscamente tra la seconda e la terza ora di riunione. Per questo è bene prevedere una pausa a metà mattinata e a metà pomeriggio per riattivarsi e stimolare la concentrazione.
Il coffee break è una pausa positiva per il meeting quando è piuttosto rapido: bastano 10/15 minuti per consentire a tutti il giusto break, trascorso questo lasso di tempo diventa poi più difficile tornare in sala con la dovuta concentrazione.
Un buon caffè, un succo di agrumi e della frutta fresca sono più che sufficienti per ricaricare le batterie. Se la pausa arriva dopo diverse ore, allora rinforzate il coffee break con delle pietanze salate ma leggere e con qualche dolce, senza eccedere però con cibi troppo calorici e difficili da digerire.

7. Budget sempre sotto controllo

Quanto vi costerà il meeting? Tutti i servizi necessari sono stati preventivati o manca qualcosa di essenziale? Cosa è compreso nell’affitto della sala meeting? Siete sicuri che il microfono o il videoproiettore non siano considerati extra?
E’ bene porsi queste domande per non trovarsi davanti a nessun tipo di sorpresa: alcuni hotel e centri congressi, come l’Atlantic, propongono per questo pacchetti personalizzati “tutto compreso”. In modo da poter contare su tutti i servizi necessari senza andare mai “fuori budget” o dover rinunciare a strumenti importanti per il vostro meeting.

8. Organizzo io o mi faccio assistere?

Per rispondere a questa domanda bisogna valutare alcuni parametri chiave: il numero dei partecipanti, le modalità di prenotazione, la complessità del programma e l’organizzazione dei viaggi.
Un meeting aziendale segue procedure più semplici, almeno fino a quando il numero dei partecipanti non superi una certa soglia. Anche in questo caso, se in azienda c’è già chi ha esperienza nell’organizzare eventi non ci sono problemi particolari.
Tuttavia, se manza il meeting planner aziendale e l’organizzazione interna non basta, meglio incaricare un esperto. Il professional congress organizer, o PCO, sarà l’agenzia che vi assisterà dalla ricerca della location alla definizione del programma, dalla prenotazione delle camere alla scelta dei menu.
Naturalmente incaricare un professionista esterno ha un costo: l’alternativa è rivolgersi direttamente all’hotel. Gli uffici eventi di alcuni complessi alberghieri e congressuali sono in sostanza delle piccole ma efficienti agenzie interne che si occuperanno del vostro evento sotto ogni aspetto, curando anche i momenti dedicati al tempo libero, all’intrattenimento e al relax, quasi sempre senza incidere sul budget: si tratta di un servizio compreso nel soggiorno e nell’acquisto degli spazi e dei servizi per il meeting stesso.

9. Attenzione a come spedite il materiale!

Il meeting è ormai al completo: presentazione pronta, partecipanti confermati, sala meeting, hotel e programma sono ok. Manca solo il corriere che dovrà consegnare presso la sede della riunione il materiale aziendale, elemento che sembra un’inezia, confronto al resto, ma che può rivelarsi fatale!
Purtroppo è più frequente smarrire il materiale di un meeting che il bagaglio in aeroporto, ed a volte capita per i motivi più banali. Spesso per la fretta non si inserisce nell’indirizzo il nominativo del vostro referente, così capita che le brochure di un nuovo prodotto dell’azienda agroalimentare spedite per tempo all’hotel siano introvabili perché finite nella dispensa delle cucine anziché nel deposito del centro congressi!
Mettete quindi ben in evidenza il nome del vostro riferimento, la data del meeting, il nome dell’azienda o agenzia organizzatrice ed il titolo dell’evento stesso: pochi secondi in più vi faranno risparmiare ricerche estenuanti e ritardi, ed aiuteranno anche chi sta lavorando per voi!